Обязанность уведомлять ведомство об изменениях возложена на правообладателя положениями статьи 1232 ГК РФ. Помимо обязанности, установленной законом, своевременное внесение изменений затрагивает интересы самого правообладателя. Актуальные документы на товарный знак необходимы для совершения действий с товарным знаком, распоряжения правом на товарный знак, а именно:
- для заключения и регистрация лицензионных договоров и договоров на отчуждение прав, коммерческой концессии;
- для взаимодействия с ТРОИС и других действий, которые правообладатель вправе совершать в отношении товарного знака, владельцем которого является.
Федеральный орган вносит изменения в Государственный реестр товарных знаков по заявлению правообладателя (ст. 1505 ГК РФ).
Реестр товарных знаков, который ведет Роспатент — это база данных, где содержится вся необходимая информация о зарегистрированных товарных знаках, поданных заявках на регистрацию, о правообладателях, в том числе об изменениях в свидетельствах на товарные знаки (изменение правообладателя, наименования компании, юридического адреса и т.д.).